Integração pronta é a que o próprio ERP oferece para conectar a loja virtual, o marketplace, a transportadora ou o sistema de pagamento. Integração sob medida é a que se constrói para o seu caso. Uma não é melhor que a outra: a escolha depende de quanto o seu processo foge do padrão.
Comece pelo que o ERP já oferece
Antes de pensar em qualquer coisa sob medida, descubra o que a integração pronta faz de fato. Pergunte ao fornecedor ou leia a documentação:
- Quais dados ela leva de um sistema ao outro: pedidos, estoque, preço, nota fiscal, código de rastreio, devoluções?
- Em que sentido os dados andam, e o que acontece se os dois sistemas tiverem valores diferentes?
- Com que frequência ela atualiza: a cada minuto, a cada hora, uma vez por dia?
- O que acontece quando algo falha: ela avisa, tenta de novo ou o pedido fica parado?
- Dá para testar com poucos produtos ou pedidos antes de ligar tudo?
Se as respostas cobrem o seu processo, use a integração pronta. É o caminho mais simples, e o fornecedor cuida das atualizações.
Sinais de que a integração pronta ficou curta
- A sua regra de negócio não cabe nas opções. Preço diferente por cliente ou por canal, kits com regra própria, frete calculado por você, pedido que precisa de aprovação antes de seguir, estoque dividido entre depósitos.
- Alguém corrige dados à mão depois. Código de produto errado, pedido incompleto, cliente duplicado. Se a equipe conserta o que a integração fez, ela está pela metade.
- O estoque fica desatualizado entre canais. A integração atualiza de tempos em tempos, e nesse intervalo o mesmo produto pode ser vendido duas vezes.
- Um dos sistemas do fluxo não tem integração pronta. É um sistema próprio, de nicho ou antigo.
- O fluxo passa por três sistemas ou mais. Cada integração pronta costuma ligar um par de sistemas. Quando o processo atravessa mais de dois, a costura entre elas vira trabalho manual.
- Você precisa de um dado ou de um evento que ela não entrega. Um status intermediário, um campo personalizado, um aviso quando algo muda.
- Você já tem várias integrações e ainda sobra trabalho manual. Mais conectores não resolvem quando o problema está na regra do processo.
Como regra prática: um sinal isolado costuma se resolver ajustando a integração pronta; três ou mais indicam que ela deixou de servir.
Integração pronta e sob medida, lado a lado
Integração pronta
- Vantagem: liga rápido, é mantida pelo fornecedor e o suporte é do próprio ERP.
- Cuidado: faz só o que o fornecedor previu. Se o seu processo precisa de algo diferente, a resposta costuma ser que não está previsto.
Integração sob medida
- Vantagem: encaixa nas regras da sua empresa, liga qualquer sistema que tenha API ou exporte dados e pode cobrir o fluxo inteiro, não só um par de sistemas.
- Cuidado: alguém precisa mantê-la. As APIs mudam, e uma integração sem manutenção acaba parando um dia.
Sob medida não precisa substituir a pronta
Muitas vezes o melhor é manter a integração pronta e construir só o que falta: uma rotina que corrige ou completa os dados, uma regra de preço, um aviso no WhatsApp quando o pedido trava. Você segue com o suporte do fornecedor para o que é padrão e usa o sob medida apenas na parte que exige.
Perguntas para fazer antes de contratar uma integração sob medida
Valem para qualquer fornecedor:
- Que dados vão circular, em que sentido e com que frequência?
- O que acontece quando um dos sistemas sai do ar? O que ficou pendente é reenviado?
- Como a integração evita lançar o mesmo pedido duas vezes?
- Quem é avisado quando algo falha, e como?
- Existe um ambiente de teste, para validar antes de ligar na operação?
- Quem faz a manutenção quando a API de um fornecedor mudar, e como isso é combinado?
- O código e a documentação ficam com você?
Por onde começar
O primeiro passo é mapear o fluxo: que sistemas participam, que dados passam de um para o outro e onde hoje alguém faz o trabalho à mão. Na Webmaker, isso é a fase 0: um diagnóstico curto e pago que entrega um plano com prazo e investimento fechados, sem compromisso de continuar.
Para uma visão geral, veja como funciona a integração de sistemas. Se o sistema que você quer conectar não tem API, leia como integrar um sistema que não tem API.